Dans l’univers des locations Airbnb, l’arrivée anticipée est devenue un enjeu crucial tant pour les voyageurs que pour les hôtes. Qu’est-ce que l’early check-in et comment le gérer efficacement ?

Les voyageurs internationaux notamment sont de plus en plus nombreux à rechercher des options de check-in anticipé, que ce soit pour déposer leurs bagages, s’adapter à un nouveau fuseau horaire ou simplement optimiser leur temps de voyage.

Mais attention, proposer une arrivée Airbnb plus tôt que l’horaire standard n’est pas toujours simple. Entre les contraintes de ménage, les réservations consécutives et l’organisation logistique, les hôtes doivent adopter des stratégies intelligentes.

Cet article vous révèle 5 techniques professionnelles pour :

Gérer les demandes d’arrivée anticipée

Maintenir une expérience client exceptionnelle

Optimiser votre réputation sur Airbnb

Découvrez comment transformer ce potentiel défi en opportunité de service client remarquable !

Il y a une demande que tout hôte devra gérer à un moment ou un autre de son activité de concierge Airbnb, c’est celle d’un voyageur demandant à pouvoir effectuer une arrivée anticipée (early check-in).

Et pour cause la plupart des voyageurs, et encore plus les internationaux, préfère arriver dans leur ville de destination tôt le matin, pour avoir le temps de s’accommoder à leur nouvel environnement sans devoir gérer le stress et les aléas de la nuit. Dans ces cas-là, ils souhaitent alors à minima pouvoir déposer leurs bagages dans leur futur hébergement, avant de voguer dans la ville en attendant l’heure convenue de check-in.

Mais bien que demander à arriver plus tôt soit une requête tout à fait légitime, il n’est pas dit que vous serez toujours en mesure d’y donner une suite favorable.

Dans cet article nous vous donnons quelques astuces pour correctement gérer l’arrivée des voyageurs sans altérer votre image de (futur) Superhôte.

5 façons efficaces de gérer l’arrivée anticipée des voyageurs

1. Envoyer quelques jours avant l’arrivée, un message d’accueil avec l’heure de check-in

Le client qui effectue une réservation chez vous a probablement déjà pris des habitudes d’arrivée dans d’autres hôtels ou logements de vacances. Or vos horaires de check-in peuvent être différents des standards (généralement à partir de 12h, 13h ou 14h) ou alors le voyageur peut simplement ne pas avoir prêté attention à l’heure d’arrivée indiquée lors de la réservation.

Pour éviter ces situations de malentendu, vous pouvez systématiser l’envoi d’un e-mail ou d’un SMS le lendemain de la réservation et aussi un rappel 48 heures avant la date prévue d’arrivée.

Pour le deuxième message, si vous constatez que votre logement ne sera pas occupé la veille de l’arrivée du client, vous pouvez lui indiquer la possibilité d’effectuer une arrivée anticipée.

Les clients apprécient toujours cette attention.

2. Proposer l’option de faire une arrivée anticipée contre le paiement d’un supplément

Pour éviter d’avoir des demandes d’arrivée anticipée de dernière minute, vous pouvez intégrer cette possibilité comme un service en option qui se paie lors de la réservation du séjour. Ça vous permettra de gagner plus d’argent et surtout d’organiser en conséquence le départ du client précédent, si le logement est occupé.

En effet, cela implique que vous ne pourrez pas vous autoriser un départ tardif du client précédent, sachant qu’il faudra que votre équipe de ménage soit aussi réactive pour remettre le logement en l’état pour la réception du prochain voyageur.

Cette option a ses avantages mais elle met votre service sous tension à chaque départ-arrivée surtout si vous avez un taux d’occupation habituellement élevé.

Vous ne devez choisir cette option que lorsque vous êtes sûr d’avoir un service de ménage professionnel qui s’occupe de votre logement. Dans le cas contraire, cela pourrait s’avérer être une promesse difficile à tenir.

3. Evoquer l’arrivée anticipée dès la réservation du séjour

Si vous ne pouvez pas ajouter l’arrivée anticipée à vos services facturés sur votre plateforme de réservation, vous pouvez alors le proposer dans une démarche d’amélioration de l’expérience client.

Vous pouvez systématiquement autoriser une arrivée anticipée sous réserve que le logement soit vacant la veille. Ça ne vous coûtera rien et les clients apprécieront votre service, promesse d’une belle notation à la fin du séjour.

Pour prévenir des mauvaises surprises, comme une réservation de la nuit précédente qui tomberait au dernier moment, voici le type de message que vous pouvez communiquer sur votre plateforme de réservation ou par mail ou sms :

« Une arrivée anticipée et un départ tardif sont possibles sans coût supplémentaire, sous réserve qu’il n’y ait pas d’autres réservations prévues la veille de votre arrivée ou immédiatement après votre départ. Si la bonne organisation de votre voyage repose sur une arrivée anticipée ou un départ tardif, nous vous conseillons de réserver la nuitée supplémentaire correspondante. »

4. Expliquer pourquoi une arrivée anticipée n’est pas possible

Il vous arrivera de recevoir des demandes d’arrivée anticipée à la dernière minute. Dans ces cas, si le logement est déjà occupé la nuitée précédente, vous pourrez difficilement y répondre favorablement.

Il faut alors simplement dire au client que vous ne pouvez pas donner suite, et lui en donner les raisons factuelles, notamment la nécessité de prévoir un temps incompressible pour effectuer le ménage dans l’appartement pour lui réserver le meilleur confort.

5. Fournir aux voyageurs une liste d’activité à faire dans la ville s’ils arrivent tôt

Dans la continuité du point précédent, vous pouvez offrir une bonne expérience au client même quand une arrivée anticipée n’est pas possible.

Beaucoup de voyageurs veulent juste déposer leurs valises avant de ressortir. Vous pouvez proposer aux clients de réceptionner leurs bagages de façon anticipée (par exemple chez l’épicier du coin avec qui vous avez un petit accord).

Si en plus vous leur proposer une liste d’activités à faire en matinée dans votre ville et à proximité du logement, vous marquerez indéniablement de gros points.

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Questions fréquemment posées

Qu’est-ce qu’un early check-in sur Airbnb ?

Un early check-in est une arrivée anticipée avant l’heure de check-in standard (généralement 14h), permettant au voyageur de déposer ses bagages ou d’accéder au logement plus tôt que prévu. Cette option dépend de la disponibilité du logement et nécessite l’accord préalable de l’hôte Airbnb.

Comment demander un early check-in sur Airbnb ?

Pour demander un early check-in Airbnb, contactez directement votre hôte via la plateforme de messagerie. Précisez votre heure d’arrivée souhaitée et demandez s’il est possible de rentrer plus tôt. Certains hôtes proposent cette option gratuitement ou moyennant un supplément selon la disponibilité du logement.

Un hôte peut-il refuser un early check-in ?

Oui, un hôte Airbnb peut refuser un early check-in pour plusieurs raisons : ménage non terminé, réservation précédente, indisponibilité de l’hébergement. Un bon hôte expliquera clairement les raisons du refus et pourra proposer des alternatives comme la conservation des bagages.

Comment optimiser son arrivée si l’early check-in est refusé ?

En cas de refus d’early check-in, demandez à votre hôte de :

Conserver vos bagages

Vous fournir des recommandations d’activités locales

Proposer un point de dépôt sécurisé à proximité

Ces alternatives montrent la flexibilité et l’attention de l’hôte Airbnb.

Faut-il payer un supplément pour un early check-in ?

Le supplément pour early check-in Airbnb dépend de chaque hôte. Certains l’offrent gratuitement si le logement est disponible, d’autres facturent un supplément pour compenser les contraintes organisationnelles et le nettoyage anticipé.

Quelles sont les heures standard de check-in sur Airbnb ?

Les heures standard de check-in Airbnb varient généralement entre 14h et 16h, mais chaque hôte peut définir ses propres horaires. Ces plages horaires permettent de garantir le temps nécessaire pour le ménage et la préparation du logement entre deux voyageurs.