Comment trouver votre facture Airbnb (Hôte ou Voyageur) ?

L’une des problématiques que rencontrent de nombreux hôtes et voyageurs c’est celle de la facture Airbnb du séjour, entre les voyageurs qui ont besoin de justifier les frais engagés et les hôtes qui doivent tenir leur comptabilité.

En effet, en agissant en tant que plateforme de services, Airbnb ne peut légitimement émettre que les factures liées aux frais de service qu’elle facture, aussi bien au voyageur qu’à l’hôte.

Il s’agit donc de la facture de la commission que prélève Airbnb sur chaque réservation.

Par contre Airbnb ne peut pas émettre de facture concernant le coût des nuitées et des éventuels services optionnels consommés, la responsabilité incombant à l’hôte, qui est celui qui fournit le service.

Dans cet article nous vous expliquons comment fonctionne la facturation Airbnb, nous vous disons où trouver vos factures de frais de service et comment générer une facture de séjour en tant que hôte à destination du voyageur, avec un modèle de facture Airbnb à télécharger.

Comment fonctionne la facturation Airbnb ?

Les services Airbnb sont organisés entre deux entités avec chacune ses prérogatives.

Le site internet (ou plus généralement l’application) Airbnb fournit le service technologique qui permet aux clients de réserver des hébergements. Les clients reçoivent à ce titre une facture airbnb de frais de service, à chaque fois qu’ils font une réservation.

L’entité Airbnb qui facture les voyageurs est :

Airbnb Ireland UC (Private Limited Company)
8 Hanover Quay
Dublin 2, D02 DP23, Ireland

Lorsque la réservation s’effectue, Airbnb débite le client du montant à payer pour la durée du séjour, jouant ainsi un rôle de prestataire de paiement pour le compte de l’hôte.

En effet c’est l’hôte qui fournit le service d’hébergement, mais c’est Airbnb qui débite le client (un peu comme si Airbnb fournissait un terminal de carte bancaire). La plateforme facture donc ce service à l’hôte, en prélevant une commission sur le montant traité pour son compte.

L’entité qui facture les hôtes est :

Airbnb Payments Luxembourg S.A.
4 rue Henri Schnadt
L-2530 Luxembourg

Dans le détail voici comment est censé se dérouler une boucle complète de facturation sur chaque réservation d’une location saisonnière :

1. Les voyageurs réservent sur la plateforme et se voient prélevés d’un montant global, leur carte bancaire étant débitée par Airbnb Payments Luxembourg S.A.
2. Airbnb Ireland UC génère un reçu de paiement au voyageur pour le montant des frais de service.
3. Airbnb Payments Luxembourg S.A. déduit du total encaissé les frais de service facturés au voyageur et la commission de traitement facturé au propriétaire, puis transfère le reste sur le compte de l’hôte, accompagnée de sa facture de commission.
4. L’hôte génère une facture pour le voyageur pour les services d’hébergement qu’il lui a fourni, celle-ci qui doit aussi inclure la commission de traitement qu’Airbnb a facturé à l’hôte (!).

Au final 3 factures doivent être générées à chaque réservation Airbnb :

• De Airbnb vers le voyageur pour les frais de service (utilisation de la plateforme)
• De l’hôte vers le voyageur pour l’hébergement et la commission de traitement que Airbnb fait supporter aux hôtes (!)
• De Airbnb vers l’hôte pour la commission de traitement de l’opération financière. Le propriétaire peut déduire le montant hors TVA de cette facture de ses revenus

Bien que le schéma décrit ici soit susceptible d’évoluer selon la stratégie de Airbnb, au final il incombera toujours aux propriétaires de générer les factures d’hébergement des voyageurs.

Factures et reçus à destination de l’hôte

Obtenir le reçu

En tant que hôte dès que vous avez une réservation ferme sur un logement, Airbnb vous génère un reçu que vous pouvez télécharger ou imprimer sur la plateforme.

Ce reçu reprend les informations détaillées de la réservation, qui pourront vous être utiles pour générer vous-même votre facture d’hébergement (le loyer) à destination du voyageur.

Sur le reçu vous retrouverez les informations suivantes :

• Vos coordonnées (tel que renseigné dans votre compte Airbnb propriétaire)
• Les coordonnées du voyageur
• L’adresse du logement loué
• Les dates du séjour
• Le prix total payé par le voyageur avec le détail : hébergement, frais de service airbnb, commission
• Le moyen de paiement utilisé par le voyageur

Pour rappel, un reçu sert essentiellement à prouver qu’il y a une transaction monétaire entre différentes parties.

La facture quant à elle est une pièce officielle qui doit comporter des informations précises à minima pour être légale et pour qu’elle puisse être admise en comptabilité.

La facture hôte

Airbnb émet automatiquement une facture avec TVA à destination de l’hôte dès lors que la réservation est confirmée.

Cette facture concerne la commission que paie le propriétaire pour le traitement du paiement effectué par le voyageur.

Notez que dans certains pays Airbnb ne distingue plus les frais de service payés par les voyageurs et la commission de traitement payée par les hôtes. Dans ces cas tout a été regroupé en une unique commission de 15% (peut varier) payée par le voyageur.

C’est uniquement pour ces cas de figure que l’hôte ne reçoit pas de facture de commission, et il n’a non plus besoin d’inclure les frais de commission dans la facture de loyer qu’il doit émettre à destination du voyageur.

Pour consulter la facture avec TVA émise à l’hôte par Airbnb :

1. Allez dans le menu ‘Réservations’ de votre espace partenaire Airbnb
2. Identifiez la réservation concernée et cliquez sur les trois petits points à côté
3. Sélectionnez Facture avec TVA

Factures à destination du voyageur

Facture voyageur émise par Airbnb

Lorsqu’un voyageur confirme la réservation d’une location Airbnb, il reçoit sur la plateforme une facture avec TVA concernant les frais de service Airbnb, c’est à dire ceux qui lui sont facturés pour l’utilisation de la plateforme.

Une fois émise cette facture ne peut plus être modifiée, et elle ne peut servir à justifier le loyer payé à l’hôte.

Pour consulter cette facture, il suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Allez dans le menu ‘Mes voyages’ de votre espace voyageur Airbnb
2. Sélectionnez le séjour concerné et allez à la section ‘Détails de la réservation’
3. Cliquez sur ‘Obtenir les reçus’ et à partir du reçu PDF vous pouvez cliquer sur ‘Accéder à la facture TVA’ pour télécharger ou imprimer votre document comptable

Par ailleurs Airbnb vous envoie également un mail avec un lien permettant d’accéder directement à la facture avec TVA.

Facture de location saisonnière émise par l’hôte (avec ou sans TVA)

Cette facture est le seul document dont a besoin le voyageur pour justifier son séjour.

Il est généralement indispensable pour les clients en voyage d’affaires, qui auront besoin de fournir cette facture à leur entreprise en guise de note de frais.

Il est aussi courant que des particuliers réclament ces factures avec TVA ou non, pour leur comptabilité personnelle ou pour les besoins de déclaration fiscale et de constitution d’un dossier de justificatifs en cas de contrôle fiscale.

Dans le même temps, l’émission de cette facture est indispensable pour les hôtes professionnels, c’est à dire ceux dont l’activité passe par le biais d’une entreprise.

C’est cette facture qui permet de comptabiliser le chiffre d’affaires réalisé. Ce n’est donc pas au client de l’établir, mais bien à l’hébergeur qui a encaissé le loyer.

Informations obligatoires à faire figurer sur la facture de loyer

Votre facture doit répondre aux exigences légales du pays dont votre fiscalité dépend.

En France, voici les mentions à faire figurer obligatoirement sur cette facture :

• Titre du document : ‘Facture de location saisonnière’
• Date d’émission de la facture
• Numéro de facture (toujours suivre l’ordre, même si vous utilisez Microsoft Excel)
• Les coordonnées de l’hôte et du logement objet de la réservation
• Les coordonnées du client
• Nombre total de voyageurs ayant séjourné (nécessaire pour justifié la taxe de séjour)
• Dates du séjour (avec nombre de nuits)
• Le total payé avec le détail, sans les frais de service que Airbnb a déjà facturé au client
• Le montant de la TVA (si vous êtes un professionnel et collectez la TVA)
• La taxe de séjour, même si elle est collectée par Airbnb
• Le moyen de paiement

Modèle de facture de location saisonnière

Si vous êtes hôte professionnel, il est probable que vous ayez plusieurs logements en gestion et que cette activité génère un nombre important de réservations tout au long de l’année.

Dans ce cas, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation pour être certain de respecter la législation tout en suivant la cadence.

Si par contre vous êtes un particulier ou un professionnel avec une activité relativement faible ou moyenne, vous pouvez très bien vous occuper de la facturation de vos locations en prenant appui sur le logiciel Excel que vous avez certainement déjà sur votre ordinateur.

Quel que soit le montant facturé par service et le nombre de services, voici un exemple de facture Airbnb sous forme d’un fichier Excel que vous pouvez utiliser comme modèle de facture GRATUIT pour vos réservations, à destination des voyageurs.

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