Il y a une demande que tout hôte devra gérer à un moment ou un autre de son activité de concierge Airbnb, c’est celle d’un voyageur demandant à pouvoir effectuer une arrivée anticipée (early check-in).

Et pour cause la plupart des voyageurs, et encore plus les internationaux, préfère arriver dans leur ville de destination tôt le matin, pour avoir le temps de s’accommoder à leur nouvel environnement sans devoir gérer le stress et les aléas de la nuit. Dans ces cas-là, ils souhaitent alors à minima pouvoir déposer leurs bagages dans leur futur hébergement, avant de voguer dans la ville en attendant l’heure convenue de check-in.

Mais bien que demander à arriver plus tôt soit une requête tout à fait légitime, il n’est pas dit que vous serez toujours en mesure d’y donner une suite favorable.

Dans cet article nous vous donnons quelques astuces pour correctement gérer l’arrivée des voyageurs sans altérer votre image de (futur) Superhôte.


5 façons efficaces de gérer l’arrivée anticipée des voyageurs


1. Envoyer quelques jours avant l’arrivée, un message d’accueil avec l’heure de check-in

Le client qui effectue une réservation chez vous a probablement déjà pris des habitudes d’arrivée dans d’autres hôtels ou logements de vacances. Or vos horaires de check-in peuvent être différents des standards (généralement à partir de 12h, 13h ou 14h) ou alors le voyageur peut simplement ne pas avoir prêté attention à l’heure d’arrivée indiquée lors de la réservation.

Pour éviter ces situations de malentendu, vous pouvez systématiser l’envoi d’un e-mail ou d’un SMS le lendemain de la réservation et aussi un rappel 48 heures avant la date prévue d’arrivée.

Pour le deuxième message, si vous constatez que votre logement ne sera pas occupé la veille de l’arrivée du client, vous pouvez lui indiquer la possibilité d’effectuer une arrivée anticipée.

Les clients apprécient toujours cette attention.

départ arrivée anticipée réservation hôtel besoin chambre départ tardif séjour réserve disponibilité vacances service supplément


2. Proposer l’option de faire une arrivée anticipée contre le paiement d’un supplément

Pour éviter d’avoir des demandes d’arrivée anticipée de dernière minute, vous pouvez intégrer cette possibilité comme un service en option qui se paie lors de la réservation du séjour. Ça vous permettra de gagner plus d’argent et surtout d’organiser en conséquence le départ du client précédent, si le logement est occupé.

En effet, cela implique que vous ne pourrez pas vous autoriser un départ tardif du client précédent, sachant qu’il faudra que votre équipe de ménage soit aussi réactive pour remettre le logement en l’état pour la réception du prochain voyageur.

Cette option a ses avantages mais elle met votre service sous tension à chaque départ-arrivée surtout si vous avez un taux d’occupation habituellement élevé.

Vous ne devez choisir cette option que lorsque vous êtes sûr d’avoir un service de ménage professionnel qui s’occupe de votre logement. Dans le cas contraire, cela pourrait s’avérer être une promesse difficile à tenir.

besoin arrivée anticipée départ tardif chambre hôtel  cas séjour vacances réserve disponibilité lieu fin monde bienvenue disponibilités tarif


3. Evoquer l’arrivée anticipée dès la réservation du séjour

Si vous ne pouvez pas ajouter l’arrivée anticipée à vos services facturés sur votre plateforme de réservation, vous pouvez alors le proposer dans une démarche d’amélioration de l’expérience client.

Vous pouvez systématiquement autoriser une arrivée anticipée sous réserve que le logement soit vacant la veille. Ça ne vous coûtera rien et les clients apprécieront votre service, promesse d’une belle notation à la fin du séjour.

Pour prévenir des mauvaises surprises, comme une réservation de la nuit précédente qui tomberait au dernier moment, voici le type de message que vous pouvez communiquer sur votre plateforme de réservation ou par mail ou sms :

« Une arrivée anticipée et un départ tardif sont possibles sans coût supplémentaire, sous réserve qu’il n’y ait pas d’autres réservations prévues la veille de votre arrivée ou immédiatement après votre départ. Si la bonne organisation de votre voyage repose sur une arrivée anticipée ou un départ tardif, nous vous conseillons de réserver la nuitée supplémentaire correspondante. »

arrivée anticipée airbnb départ tardif hôtel besoin cas chambre vacances supplément disponibilité tarif soirée facture travail fonction formule tarifs réception option frais


4. Expliquer pourquoi une arrivée anticipée n’est pas possible

Il vous arrivera de recevoir des demandes d’arrivée anticipée à la dernière minute. Dans ces cas, si le logement est déjà occupé la nuitée précédente, vous pourrez difficilement y répondre favorablement.

Il faut alors simplement dire au client que vous ne pouvez pas donner suite, et lui en donner les raisons factuelles, notamment la nécessité de prévoir un temps incompressible pour effectuer le ménage dans l’appartement pour lui réserver le meilleur confort.


5. Fournir aux voyageurs une liste d’activité à faire dans la ville s’ils arrivent tôt

Dans la continuité du point précédent, vous pouvez offrir une bonne expérience au client même quand une arrivée anticipée n’est pas possible.

Beaucoup de voyageurs veulent juste déposer leurs valises avant de ressortir. Vous pouvez proposer aux clients de réceptionner leurs bagages de façon anticipée (par exemple chez l’épicier du coin avec qui vous avez un petit accord).

Si en plus vous leur proposer une liste d’activités à faire en matinée dans votre ville et à proximité du logement, vous marquerez indéniablement de gros points.

remboursement prix clé case restaurant but entrée haut débit informations petit déjeuner horaires supplément tarif disponibilité besoin arrivée anticipée


Développez votre activité de conciergerie en toute sérénité avec la plateforme du ménage Airbnb

Trouvez une équipe d’aides ménagères professionnelles pour faire le ménage dans vos logements à chaque départ de voyageurs. Programmation automatique des prestations, gestion du linge, photos avant-après, remontée des avaries, suivi en temps réel des prestations, kits d’accueil… Retrouvez tout ce dont vous avez besoin pour mieux vivre de votre activité de conciergerie, partout en France. Essayez gratuitement.

À lire aussi :

👉 Code promo Airbnb : 10 astuces pour réserver bien moins cher

👉 Airbnb luxe : Top 3 des avantages pour hôtes & voyageurs

Publié par Kliner