Cachet entreprise: 3 règles à savoir avant d’en créer un
Le cachet entreprise fait depuis des dizaines d’années partie intégrante de l’univers des sociétés et des compagnies. Il est le fruit d’un concept qui existe en réalité depuis des siècles, et qui s’est caractérisé à une époque par les sceaux.
Le tampon encreur a bien évolué depuis cette époque, et il en existe de différents types aujourd’hui. Envie d’en apprendre un peu plus sur le sujet ? Besoin de savoir comment en constituer un dans les règles ?
On vous dit tout sur le cachet d’entreprise.
À quoi sert le cachet d’entreprise ?
Si vous voulez un tampon personnalisé avec votre texte, il faut commencer par comprendre ce que cela implique.
Communément appelé cachet, le cachet d’entreprise peut être défini comme la signature de la société qui l’utilise. C’est une empreinte qui permet de la distinguer des autres.
Il figure sur la quasi-totalité des documents officiels produits par la compagnie, que ce soient les factures, les fiches de paie, les formulaires, les contrats, les licences, et autres papiers officiels.
Sa présence est normalement synonyme d’authenticité, même s’il est rarement apposé seul. Sur les papiers importants impliquant l’acquiescement par la structure d’une résolution, le tampon s’accompagne généralement de la signature manuscrite du ou des responsables en charge.
Un tampon d’entreprise constitue :
- Un identifiant : il fait partie des nombreux signes auxquels on peut relier une entreprise donnée ;
- Une marque de crédibilité : le tampon donne un caractère officiel à un document et incite celui à qui il est présenté à le considérer avec sérieux.
Si le terme cachet d’entreprise fait généralement référence au cachet principal et officiel de la société, il faut noter qu’il existe d’autres types de tampons.
On peut notamment citer :
- Le cachet à formule standard : il sert à notifier quelque chose par des formules préétablies comme « Rappel », « Urgent », « Confidentiel », « Payé », « Validé », etc. C’est un moyen très pratique d’organiser des dossiers ;
- Le cachet numéroteur : sa fréquence d’usage a singulièrement baissé avec le développement de l’outil informatique. Il sert comme l’indique son appellation, à numéroter des papiers ;
- Le cachet dateur : on s’en sert pour marquer un document d’une date. Il est souvent utilisé par les archivistes, ou pour ne pas perdre le fil avec son courrier.
Quelles sont les différentes mentions d’un cachet entreprise ?
Les mentions du tampon d’entreprise sont définies par les articles R123-237 du Code du Commerce en France.
Elles comportent un maximum d’informations officielles et formelles. Cela inclut le nom de l’entreprise, son siège, son statut juridique, son capital social, son RCS, son SIREN et ses coordonnées.
Dans le cadre d’un usage interne, le tampon est allégé et ne renseigne que sur les attributions de chaque travailleur au sein de l’entreprise.
Si par contre le siège de l’entreprise se trouve à l’étranger, il faut également ajouter au cachet sa dénomination sociale, son numéro d’immatriculation dans le pays où elle se trouve et son numéro de TVA intracommunautaire.
Il est très important de ne pas négliger les mentions sur le cachet d’entreprise, au cas où vous choisiriez d’en avoir un. Un non-respect des règles établies sera sanctionné par une amende qui peut s’étendre de 90 à 375€, selon l’article R. 123-237 du Code de Commerce.
Choix du cachet d’entreprise : Quels critères prendre en compte ?
Si le tampon en bois reste une valeur sure, il doit désormais conjuguer avec la concurrence de nouveaux modèles. Il y a plusieurs types qui répondent à des usages et besoins divers, mais en voici les principaux :
Le tampon encreur
Le tampon encreur est pratique pour signer un lot de documents en même temps, et est toujours très prisé en entreprise.
Le tampon de poche
Il est pratique pour tamponner des documents à n’importe quel endroit et à n’importe quel moment. Comme son appellation l’indique, vous pouvez l’emporter partout avec vous.
Le tampon horodateur folioteur électronique
Avec des fonctionnalités variées et très attrayantes, ce tampon d’entreprise est un modèle tout-en-un et vous permet de gagner du temps. Il est de loin le plus pratique puisqu’il permet d’apposer divers types de mentions comme le nom, la date et l’heure, un numéro, etc.
Pour ce qui est des critères à prendre en compte lors de la conception du cachet, il y a la taille. Celle-ci ne doit pas être trop grande afin de rester élégante sur les documents, mais elle ne doit pas non plus être trop petite.
N’oubliez pas de laisser suffisamment de place pour accueillir toutes les mentions nécessaires. Aussi, l’encre doit être de la plus haute qualité afin d’offrir une bonne visibilité et rendre le cachet crédible.
La sélection du matériau est aussi importante. Vous avez le choix entre des tampons en bois, en plastique ou en métal. Même s’il existe déjà des modèles plus innovants, il est préférable d’opter pour une version en plastique recyclé ou en bois, notamment si votre entreprise tient beaucoup aux valeurs écologiques.
Vous avez la possibilité de vous procurer sur des sites en ligne dédiés votre tampon d’entreprise. Quels que soient vos goûts.
Sur certaines de ces plateformes, vous trouverez des modules d’individualisation faciles et rapides pour vous offrir un tampon personnalisé, avec le texte et le logo de votre choix.
Vous pouvez même vous faire livrer à domicile.
Pour ce qui est du coût d’un cachet d’entreprise, il varie évidemment d’un modèle à un autre. Il vous revient de choisir celui qui répond le mieux à vos attentes et qui convienne à votre budget. Les prix varient généralement de 4 à 50€, prenant en compte divers facteurs.
Tampons encreurs d’entreprise : obligatoire ou facultatif ?
Malgré la tradition d’apposition du tampon encreur d’entreprise qui existe depuis des décennies, utiliser un tampon encreur n’est en aucun cas obligatoire. L’acte ne revêt donc pas de valeur juridique particulière.
En France par exemple, seul le statut juridique est exigé par la loi. En effet, les informations données par le tampon le sont aussi et avant tout par les documents officiels des entreprises lors de leur mise en place.
Dès lors, vous n’avez plus vraiment besoin de tampon encreur pour que votre entreprise ait une existence juridique.
D’autre part, certaines sociétés préfèrent éviter d’avoir un cachet pour des raisons de sécurité. Il est devenu très facile d’en confectionner (copier) un et pour éviter des fraudes, elles préfèrent utiliser d’autres méthodes d’authentification.
Voilà en gros tout ce qu’il y a à savoir sur le tampon d’entreprise. Si vous choisissez de vous en procurer un pour votre société, n’oubliez surtout pas de respecter les mentions à apposer.
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