16 habitudes à prendre pour être plus productif au travail

Réussir à toujours être plus productif est le meilleur moyen de se dégager du temps pour soi même quand on a des journées de travail bien remplies.

Mais qu’elle dure 7 ou 12 heures, bien souvent la journée de travail n’est jamais assez longue pour venir à bout du boulot qui vous attend.

Lenteur au démarrage le matin, des emails intempestifs, de multiples sollicitations inopinées… il n’en faut pas plus pour vous freiner dans l’atteinte de vos objectifs.

Pour autant, il existe de petites habitudes à prendre qui peuvent vous aider à accomplir pleinement vos journées. Il est même dit que 8 minutes de planification la veille feraient gagner 2 heures sur le jour suivant.

Dans cet article nous vous donnons quelques conseils indispensables pour être productif tout au long d’une journée de travail, suivi de conseils utiles pour préparer chaque soir la journée qui suit.

9 habitudes pour être plus productif au travail

1. Réduisez le nombre de tâches pour la journée

Être plus productif au travail ne signifie pas forcément essayer de faire le maximum de choses dans les 8 « petites » heures de la journée. Il s’agit surtout de mieux faire et de mieux organiser votre travail.

Lorsque vous préparez votre liste de tâches de la journée, faites une liste des tâches les plus importantes et une liste des tâches les plus urgentes. En effet, ce qui est urgent n’est pas forcément le plus important, et inversement.

Estimez pour chaque tâche le temps moyen qu’il vous faudra pour la réaliser. Sélectionnez ensuite vos tâches de la journée en commençant par celles qui sont dans les deux ensembles ‘les plus importantes’ et ‘les plus urgentes’.

Une des astuces essentielles, le cumul de votre temps estimé pour réaliser toutes les tâches sélectionnées ne doit pas dépasser 6 heures.

2. Prenez des pauses

Lorsque vous travaillez des heures durant sans prendre de pause, votre cerveau commence à fatiguer et votre créativité tout comme votre clairvoyance s’étiolent.

Il ne sert à rien de forcer, car votre cerveau a épuisé son carburant. Il a besoin d’être aérer.

Accordez-vous un moment pour vous rafraîchir en vous promenant, en prenant un déjeuner ou une collation, ou tout simplement en méditant.

Vous reviendrez rechargé à bloc et prêt à être plus productif, au moins jusqu’à la prochaine pause.

3. Suivez la règle du 80/20

La règle des 80/20 s’applique aussi sur votre productivité.

Elle stipule que seulement 20 % de ce que vous faites chaque jour produit 80 % de vos résultats.

Prenez donc le temps de faire le tri dans vos tâches pour éliminer toutes celles qui ont le moins d’importance, dans ce sens qu’elles ne concourent que très peu à la productivité de la journée.

Si vous le pouvez, c’est souvent l’occasion de déléguer toutes ces tâches à des personnes pour qui ces tâches seront légitimes dans leur agenda.

4. Concentrez-vous sur vous-même le matin

Les premières heures de la journée ont un impact immense sur votre productivité tout au long de la journée.

Vous ne voulez pas commencer votre journée en ingérant des éléments de stress (vérifier ses emails, regarder son agenda…), des mauvaises nouvelles (regarder les chaines d’information continue…) ou en s’occupant d’activités peu stimulantes (nettoyer sa boite mail…). Quand vous faîtes ça, vous laissez des éléments externes dicter le rythme et l’humeur de votre journée.

Essayez de vous charger d’énergie positive autant que possible chaque matin.

Commencez votre journée du bon pied en ignorant vos e-mails le matin, en prenant un bon petit déjeuner, en choisissant les nouvelles dont vous souhaitez vous tenir informé, en méditant ou en faisant de l’exercice.

Vous serez alors prêt à avoir une journée de travail productive.

5. Traitez les tâches difficiles avant midi

Vos tâches les plus difficiles, c’est à dire qui sollicitent pleinement votre cerveau parce qu’elles requièrent une forte concentration, une grande créativité ou une attention aux détails, doivent être effectuées le matin, lorsque votre cerveau est le plus frais.

L’après-midi vous pouvez le dédier aux réunions et autres tâches qui sollicitent moins que vous soyez à 100%.

C’est une façon plus productive de gérer votre temps dont vous pourrez apprécier l’efficacité rapidement.

6. Améliorez le suivi de vos mails

La boite mails qui se remplit est un danger absolu pour la productivité. Ne laissez pas votre messagerie électronique s’engorger avec des milliers de mails non lus ou non traités.

Le seul fait d’ouvrir votre messagerie et de voir autant de mails lus et non lus, c’est déjà une décharge d’ondes négatives qui n’aide pas à rester positif pour faire ce que vous avez à faire.

L’autre problème c’est le temps que vous passez à chercher un mail dont vous avez enfin décidé qu’il était venu le temps de le traiter. Là encore, perte de productivité.

Pour être plus productif, vous devez garder votre boite mails propre. Ce qui signifie :

• Ne garder dans votre boite principale que les mails qui attendent une action de votre part
• Créer des dossiers par thème et ranger tous les mails que vous avez déjà traités ou que vous avez lus mais qui ne vous concernent pas

En effet, on a tous ce collègue qui aime mettre toute la planète en copie de ses mails soit pour montrer qu’il travaille, soit pour se débarraser d’un projet en le transmettant au plus grand nombre telle une bouteille jetée à la mer.

En règle générale, si vous recevez un e-mail dans lequel de nombreuses personnes sont mises en copie et que vous vous sentez concerné, répondez en gardant tout le monde en copie.

Mais si l’historique de cet échange commence à aller au-delà de deux réponses, décrochez votre téléphone si vous êtes à distance ou allez directement au bureau de votre collègue pour discuter du point.

7. Mettez en place une routine

Si vous avez déjà quelques années d’expérience et c’est la première fois que vous découvrez cet article, alors il est probable que vous ayez déjà développé quelques mauvaises habitudes de travail qui nuisent à votre productivité.

Pour remédier à ça il faut vous créer une nouvelle routine, que vous allez suivre mécaniquement jusqu’à ce que ça devienne automatique.

Par exemple, vous pouvez décider de prendre un créneau de 2h le matin pour vous recentrer sur vous (sport, méditation…), puis 3h pour avancer sur les gros sujets, puis 1h pour déjeuner et se changer les idées, puis 1h pour traiter les mails, puis 1h pour faire de la veille ou networker avec vos collègues, et le reste du temps pour les tâches légères.

8. Ne confondez pas productivité et paresse

Gagner en productivité, c’est générer de meilleurs résultats en optimisant son temps de travail.

Toutefois l’optimisation du temps de travail ne signifie pas se dégager du temps pour enfin ne rien faire et paresser.

Le problème c’est que certains collègues paresseux se cachent derrière des préceptes de productivité pour justifier leur attitude de procrastination.

Vous êtes plus productif si et seulement si à l’arrivée, vous produisez plus de résultats qu’avant, pour le même temps de travail.

A contrario, il n’y a aucune efficacité ou vertu à travailler moins pour produire moins.

9. Evitez de faire plusieurs choses à la fois

Arrêtez d’essayer de faire 10 choses à la fois !

Passer d’un sujet à l’autre d’une minute à l’autre vous distrait avant toute chose et surtout, ne vous permet pas de produire les meilleurs résultats sur chaque sujet.

En matière de productivité, bien souvent la règle d’or c’est en faire moins pour en récolter plus.

7 habitudes à prendre le soir pour être plus productif demain

1. Appréciez ce que vous avez accompli aujourd’hui

Une journée est généralement faite de choses positives et d’autres négatives. Dans la colonne des négatifs il y a tout ce qu’on n’a pas fait, ce qu’on a mal fait, et toutes ces choses qui nous sont tombées dessus dont on aurait aimé se passer.

Quelle que fût la couleur de la journée, il est important de se concentrer sur ce que vous avez réussi à accomplir. À la fin de la journée, même si vous n’avez fait qu’une infime partie de ce que vous aviez prévu, sachez apprécier ce petit pas.

En effet, c’est chacun de ces petits pas qui va vous mener à atteindre l’objectif final. Et en dépit des actes manqués du jour, retenez ce qui vous a fait avancer tout de même.

« Même ceux qui boitent ne marchent pas en arrière« 
Khalil Gibran

2. Tenez à jour votre To-do-list

Faire une to-do-list peut doper votre productivité comme vous ne l’imaginez pas.

Il en va du boulot comme pour la vie en générale. Pour la réussir, il est fortement conseillé de se fixer un but. Et pour atteindre ce but, on s’assigne des objectifs annuels, puis mensuels, puis hebdomadaires, et enfin journaliers.

C’est cette mise en pratique qui transforme un rêve en un objectif atteignable.

Quel que soit ce sur quoi vous travaillez en ce moment, fixez-vous des objectifs journaliers pour avancer.

Et à la fin de chaque jour, assurez-vous d’avoir coché autant de cases que possible. Quant aux cases non cochées, reportez-les à demain, sans tomber dans la procrastination.

Pour votre to-do list il existe des applications sympas gratuites pour ça, comme Todoist, que nous plaçons parmi les applis indispensables pour améliorer la productivité. Tout comme le web service Freedom pour smartphone et ordinateur, qui permet de bloquer toutes les distractions de vos appareils pour que vous puissiez être plus productif.

3. Laissez votre bureau propre

À quoi ressemble le « bureau » lorsque vous ouvrez votre ordinateur ? S’il a tendance à être rempli de plein de fichiers divers, faites le ménage le soir avant de partir du bureau.

Avoir un bureau propre apaise l’esprit en ôtant la sensation de trop plein qu’induit le bureau chargé. Vous pouvez faire pareil avec la boîte de réception de votre messagerie. C’est une corvée qui n’en est plus une lorsqu’on la transforme en petite routine quotidienne, supprimant un e-mail à la fois et traitant chaque nouvel e-mail dès qu’il arrive.

4. Déconnectez, détendez-vous

A chaque moment, essayez d’identifier votre point de contre-productivité. Le point de contre-productivité c’est l’instant à partir duquel plus rien ne sert de travailler compte tenu de la perte drastique d’efficacité.

Entre ceux qui tapent sur le clavier en dormant après la pause déjeuner ou ceux qui restent au bureau tard le soir mais produisent en 2 heures ce qu’ils auraient pu faire en 30 minutes avec un esprit frais, rien ne sert de se faire violence. Surtout si c’est juste pour se donner bonne conscience.

Demain ne meurt jamais. Alors une fois la journée de travail finie ou votre point de contre-productivité atteint, éloignez-vous de vos écrans. Courez vous reposer, ou boire un verre avec des amis, ou pratiquer votre passion… Faites ce que vous voulez mais surtout, dites STOP au travail.

5. Préparez ce que vous allez porter demain

Ça permet de gagner un temps fou, surtout pour ceux qui ne savent jamais quoi se mettre. Le temps de faire un choix et de se décider le matin, on arrive facilement dans les limites du retard, surtout si en plus faut passer un coup de fer à repasser.

Alors autant préparer ses affaires du lendemain la veille. Vous serez ainsi plus calme et vous pourrez même faire des choix plus judicieux.

6. Couchez-vous plus tôt

Autant que possible, faites-le. Organisez-vous pour dormir environ 7 à 9 heures chaque nuit. Vous vous réveillerez plus frais, pleinement reposé pour attaquer une nouvelle journée à bras-le-corps.

Et aussi, ne vous forcez pas à vous lever à 4h du matin si votre rythme biologique n’est pas à l’aise sur cet horaire. D’autant plus que se lever tôt n’est pas une routine indispensable à la productivité.

7. Ne faites pas semblant de faire, prenez le temps de bien faire

C’est toujours intriguant de voir la vitesse folle à laquelle marche la foule qu’on croise dans les transports le matin, aux heures de pointe. C’est à croire que tout ce beau monde a un rendez-vous immanquable pour lequel il donnerait sa vie.

Pourtant parmi eux, nombreux sont ceux qui vont arriver au bureau en sueur, allumer leur ordinateur, se connecter à Facebook, suivre les infos pendant une petite demi-heure, puis aller prendre une pause café avant de penser boulot !

Voilà le rituel de bon nombre de cadres, embarqués dans un comportement moutonnier pour répondre à l’injonction de la société qui réclame une image dynamique de la part de ses forces vives. Alors on marche vite sans savoir pourquoi, même quand on est en avance sur ce vers quoi on court.

S’il y a une chose qu’il ne faut pas perdre de vue dans votre quête de productivité, c’est le plaisir. À tout moment de la journée, il faut vous rappeler de prendre du plaisir dans ce que vous faîtes. Partez à l’avance, marchez ou roulez à vitesse réduite et prenez ainsi le temps de configurer un état d’esprit positif pour la journée.

Une fois au bureau, commencez par lire votre to-do list avant même d’allumer votre ordinateur. Essayez de repérer deux ou trois tâches qui peuvent rapidement être effectuées avant que la déferlante des imprévus ne vous prive d’une journée pleinement réussie.